DEÜ HUKUK FAKÜLTESİ MADDİ HATA KOMİSYONU

“Önlisans ve Lisans Öğretim ve Sınav Yönetmeliği”nin (12.08.2011 tarihli ve 28023 sayılı RG) “Sınav sonucuna itiraz” başlıklı maddesiyle, bir sınavın, yarıyıl veya yıl içi çalışmanın sonucuna itiraz usulü düzenlenmiştir:

“Sınav sonucuna itiraz MADDE 24 – (1) Bir sınavın, yarıyıl içi veya yıl içi çalışmasının sonucuna, ilan tarihinden itibaren yedi gün içinde ve sadece maddi hata yönünden itiraz edilebilir. İtiraz, ilgili fakülte dekanlığına veya yüksekokul müdürlüğüne verilen bir dilekçe ile yapılır. Dekanlık veya yüksekokul müdürlüğü tarafından sınav kağıtlarında, sınav cetvellerinde veya ilgili çalışma evrakında bir maddi hata tespit edilirse, bu hata ilgili öğretim elemanının da görüşü alındıktan sonra, ilgili birimin yönetim kurulu kararı ile düzeltilir ve ilan edilir.

(2) Öğrenciler, öğretim elemanının not takdirine ilişkin hata itirazında bulunamazlar”.

Dokuz Eylül Üniversitesi Hukuk Fakültesi Öğretim ve Sınav Uygulama Esasları’nın “Sınav sonucuna itiraz” başlıklı 21. maddesi de aynı konuyu düzenlemiştir:

“Sınav sonucuna itiraz MADDE 21 – (1) (Değişik:SK-09/12/2022-622/02) Bir sınavın, yarıyıl içi veya yıl içi çalışmasının sonucuna, ilan tarihinden itibaren yedi gün içinde ve sadece maddi hata yönünden itiraz edilebilir. İtiraz, Fakülte Dekanlığına verilen bir dilekçe ile yapılır. Fakülte Dekanlığı tarafından sınav kâğıtlarında, sınav cetvellerinde veya ilgili çalışma evrakında bir maddi hata tespit edilirse, bu hata ilgili öğretim elemanının da görüşü alındıktan sonra, Fakülte Yönetim Kurulu kararı ile düzeltilir ve ilan edilir. (2) Öğrenciler, öğretim elemanının not takdirine ilişkin hata itirazında bulunamazlar”.

Hukuk Fakültesi Dekanlığının 29.05.2023 tarihli ve E-38832560-903.07.01-615087 sayılı, “Fakültemiz sınav sonuçlarına itiraz eden öğrencilerimizin sınav kâğıtlarını maddi hata yönünden değerlendirmek üzere oluşturulan “Maddi Hata Komisyonu”nun güncellendiğine ilişkin yazı ile söz konusu Komisyonda görevlendirildiği ifade edilmiştir.

Fakültemiz bünyesinde yapılan her sınavın ardından, sınav sonuçlarına itiraz eden ve maddi hata yönünden değerlendirilmesini isteyen öğrenciler tarafından matbu formlar doldurularak, Fakültemiz Sekreterliği yoluyla Fakültemiz Öğrenci İşleri Bürosuna iletilmekte, ilgili birimden incelenmek/değerlendirilmek üzere Komisyonumuzca teslim alınmaktadır. Mevzuatta düzenlenen sınava itiraz süresi hak düşürücü olduğundan, itiraz süresini geçirdikten sonra itiraz dilekçesi veren öğrencilerin itirazları dikkate/değerlendirmeye alınmamaktadır. Komisyon üyelerinin, sınav sonucuna itiraz eden öğrencinin sınav kâğıdı üzerinde yapılan inceleme ile sınav zarfında bulunan cevap anahtarı esas alınarak, öğrencinin Üniversitemiz ORACLE Sistemi üzerinden ilan edilen notu ile sınav kâğıdının incelenmesi sonucunda belirlenen/alması gereken notun aynı olup olmadığı, ilan edilen notta bir maddi hata bulunup bulunmadığı değerlendirilmektedir. Fakültemiz yönetim kurulu, sunulan raporu değerlendirerek sınav sonucuna itiraz eden öğrencilerin notlarında maddi hata olup olmadığı, Fakültemiz Yönetim Kurulu tarafından karara bağlanmakta ve ORACLE Sistemi üzerinden sonuç ilan edilerek itiraz eden öğrencilerin bilgisine ulaştırılmaktadır. Sınavlar farklı günlerde yapıldığından ve tüm derslerin sınav sonuçları aynı gün açıklanmadığından, sınav sonuçlarına itiraz süresi her ders için farklı hesaplanmaktadır.

DEÜ HUKUK FAKÜLTESİ MAZERET KOMİSYONU

DEÜ Hukuk Fakültesi Dekanlığının, E-388325560-903.07.01-615114 sayı ve 29.05.2023 tarihli yazısı ile Mazeret Komisyonu için görevlendirilmiştir.

Komisyon, Dokuz Eylül Üniversitesi Hukuk Fakültesi Öğretim ve Sınav Uygulama Esasları’nın 18 maddesi uyarınca görev ve inceleme yapar.

“Kabul edilebilir bir mazeret nedeni ile sınava girememe MADDE 18 – (1) Bu Uygulama Esaslarında belirtilen ve Fakülte Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen bir mazereti nedeni ile bir dersin ara sınavına girememiş olan öğrenciler için, bir defaya mahsus olmak üzere mazeret sınavı açılır. Mazeret sınavının hangi tarihte, nerede ve ne şekilde yapılacağını Fakülte Yönetim Kurulu tespit ve ilân eder. (2) Açılan bir mazeret sınavı için tekrar bir mazeret sınavı açılamaz. (3) Bir dersin yarıyıl sonu/yıl sonu, bütünleme ve tek ders sınavına girememiş olan bir öğrenci için mazeret sınavı açılmaz. Ancak, Türkiye’yi üniversitemizi veya fakültemizi yurtiçinde veya yurtdışında temsil eden sporcu öğrencilere, yarışmalar veya yarışmalara yönelik kamp sürelerinde katılamadıkları ara sınav, yarıyıl sonu/yıl sonu ve bütünleme sınavları için, Fakülte Yönetim Kurulu Kararı ile mazeret sınav hakkı verilebilir. (4) Fakülte Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen bir mazereti olmadan bir dersin ara, yarıyıl sonu/yıl sonu veya bütünleme sınavına girmeyen öğrenci, o sınav hakkını kullanmış ve o sınavdan sıfır not almış sayılır.”

DEÜ HUKUK FAKÜLTESİ ARABULUCULUK EĞİTİM KOMİSYONU

Hukuk Fakültesi Dekanlığı’nın 05.05.2023 tarih ve E-38832560-903.07.01-595841 sayılı yazısı ile Arabuluculuk Eğitim Komisyonu görevlendirilmiştir.

Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu madde 22: “Arabuluculuk eğitimi, hukuk fakültesinin tamamlanmasından sonra alınan, arabuluculuk faaliyetinin yürütülmesiyle ilgili temel bilgileri, iletişim teknikleri, müzakere ve uyuşmazlık çözüm yöntemleri ve davranış psikolojisi ile yönetmelikte gösterilecek olan diğer teorik ve pratik bilgileri içeren eğitimi ifade eder. Kanun’un 23. maddesi uyarınca ise, “Arabuluculuk eğitimi, bünyesinde hukuk fakültesi bulunan üniversitelerin hukuk fakülteleri, Türkiye Barolar Birliği ve Türkiye Adalet Akademisi tarafından verilir.”

DESEM ile iş birliği içinde arabuluculuk eğitimlerini açmak komisyonu görevi kapsamındadır. Hukuk İşleri Daire Başkanlığı’na ait ARASİS portalı üzerinden gereken şartları sağlayarak her uzmanlık alanı için ayrı eğitim izinlerinin alınması, her uzmanlık alanında yetkilendirilmiş eğitmenlerin eğitmen havuzuna eklenmesi, eğitim tarihlerinin ve eğitim planının belirlenmesi, eğitim sürecince DESEM ile birlikte karşılaşılan sorunların çözülmesi konusunda iş birliği yapılması, Hukuk İşleri Daire Başkanlığı’na yıllık rapor sunulması komisyonun sorumluluğundadır.

DEÜ HUKUK FAKÜLTESİ KALİTE KOMİSYONU

DEÜ Senatosu’nun 13.09.2017 tarihli 477/11 sayılı kararı ile kabul edilen DEÜ Kalite Koordinatörlüğü ve Kalite Komisyonu Yönergesi’nin “Birim Kalite Komisyonu” başlıklı dördüncü bölümü uyarınca Hukuk Fakültesinde Kalite (Özdeğerlendirme) Komisyonu kurulmuştur.

Birim Kalite Komisyonu bu konuyla yetkilendirilmiş olan dekan yardımcısının başkanlığında biri idari süreçten sorumlu olan Fakülte sekreteri, biri eğitim öğretimle ile ilgili konularda görüşüne başvurulan bir öğrenci temsilcisi, üçü de öğretim üyesi olmak üzere beş üyeden oluşmaktadır (Yönerge m. 9). Birim Kalite Komisyonunun üyeleri üç yıl süreyle görev yapmaktadır. Birim Kalite Komisyonunun, çalışma esasları Yönerge’nin 10. maddesinde düzenlenmiş olup; bu doğrultuda Komisyon:

“1. Her akademik yılda en az dört kez başkanın belirleyeceği tarihlerde, Başkanın çağrısı üzerine toplanır.

2. Toplantı gündemi, tarihi ve yeri Başkan tarafından belirlenir ve üyelere duyurulur.
3. Komisyon üye tam sayısının salt çoğunluğuyla toplanır ve toplantıya katılanların salt çoğunluğuyla karar alır. Oyların eşit olması durumunda, Komisyon Başkan’ın oyu doğrultusunda karar almış sayılır.”

Komisyonun görev ve sorumlulukları da Yönerge’nin 11. maddesinde şöyle açıklanmıştır:

“1. Üniversite’nin Stratejik planı ve hedefleri doğrultusunda, birimin eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ile idari hizmetlerinin değerlendirilmesi ve kalitesinin geliştirilmesi ile ilgili birim iç ve dış kalite güvence sistemini kurmak,

2. Komisyon kararlarını fakültede duyurmak, uygulamalarına katkı sağlamak ve sonuçlarını izlemek,
3. Birim iç değerlendirme raporunu hazırlamak,
4. DEÜ Kalite Koordinatörlüğü ve Kalite Komisyonu Yönergesi ve Üniversite Kalite Komisyonu tarafından belirlenen usul ve esaslar doğrultusunda gerekli diğer çalışmaları yürütmek.”.

DEÜ HUKUK FAKÜLTESİ ENGELLİ ÖĞRENCİ KOMİSYONU

DEÜ Senatosu’nun 5 Ağustos 2019 tarihli kararı ile kabul edilmiş bulunan Dokuz Eylül Üniversitesi Engelli Öğrenci Birimi Yönergesi’nin “Engelli Öğrenci Birimi Yönetim Organları ve Çalışma Esasları” başlıklı ikinci bölümü uyarınca Hukuk Fakültemizde Engelli Öğrenci Komisyonu kurulmuş bulunmaktadır.

Engelli Öğrenci Komisyonumuz bu konuyla yetkilendirilmiş olan biri engelli öğrenci akademik danışmanı öğretim elemanı, dördü fakülte öğretim elemanı olmak üzere beş üyeden oluşur. Komisyon üyelerimizin görev süresi üç yıldır.

Engelli Öğrenci Komisyonu, şu esaslar doğrultusunda çalışır:

1. Her akademik yılda en az bir kez başkanın belirleyeceği tarihlerde, Başkanın çağrısı üzerine toplanır.
2. Toplantı gündemi, tarihi ve yeri Başkan tarafından belirlenir ve üyelere duyurulur.
3. Komisyon üye tam sayısının salt çoğunluğuyla toplanır ve toplantıya katılanların salt çoğunluğuyla karar alır. Oyların eşit olması durumunda, Komisyon Başkan’ın oyu doğrultusunda karar almış sayılır.

Komisyonun görev ve sorumlulukları şöyledir:

1. Üniversite Engelli Öğrenci Birimi Yönetim Kurulu tarafından alınacak kararların uygulanması, fakülte engelli öğrenci ihtiyaçlarının karşılanması için engelli öğrenci akademik danışmanları ile birlikte çalışmak,
2. Fakültenin eğitimde, mekânda ve sosyokültürel alanda erişilebilir olması için farkındalığı artırmak ve söz konusu eksikliklerin giderilebilmesi için yetkililerle koordineli çalışmak
3. Komisyon kararlarını fakültede duyurmak, uygulamalarına katkı sağlamak ve sonuçlarını izlemek,
4. DEÜ Dokuz Eylül Üniversitesi Engelli Öğrenci Birimi Yönergesi ve Üniversite Engelli Öğrenci Birimi Yönetim Kurulu belirlenen usul ve esaslar doğrultusunda gerekli diğer çalışmaları yürütmek.

DEÜ HUKUK FAKÜLTESİ YAYIN KOMİSYONU

21.01.2022 tarihli DEÜ Senato Toplantısında alınan 599/2 sayılı karar uyarınca “Dokuz Eylül Üniversitesi Yayın Komisyonu Çalışma Esasları Yönergesi” oy birliğiyle kabul edilmiştir. Kabul edilen Yönergenin 5. Maddesinin 5. Fıkrasında, Üniversitede Yayın Komisyonu sekretarya hizmetleri, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı tarafından yürütüleceği karara bağlanmıştır.

Birim Yayın Komisyonu ise (Yönerge m. 7 uyarınca), bir dekan/müdür başkanlığında ilgili akademik birimin Yönetim Kurulu üyeleri tarafından belirlenen iki asil, iki yedek öğretim elemanından oluşmaktadır.

Birim Yayın Komisyonunun görevleri (Yönerge m. 8 uyarınca) ise şu şekildedir:

(1) Birim Yayın Komisyonunun kendisine teslim edilen eserlerle ilgili yapması gereken görevler şunlardır:

a) Birim Yayın Komisyonu’na iletilen yayın taslakları hakkında Üniversite Yayın Komisyonuna gerekçeleri ile birlikte görüş ve ön bilgi hazırlamak ve sunmak.

b) Eserlerin, bilimsel nitelik ve eğitim öğretim ihtiyaçları açısından yayıma uygun olup olmadıklarını incelemek veya hakemlere incelettirmek.

c) Gelen yayın taslağının ders kitabı, yardımcı ders kitabı, ders teksirleri ve diğer kategorilerden hangisi olduğunu kararlaştırmak ve belirlemek.

ç) Basıma kabul edilen yayınlara ilişkin olarak, söz konusu bilim alanının Bölüm Başkanlıklarına bilgi vermek.

d) Çeviri yayınlarla ilgili olarak yazarından ve yayın hakkına sahip kişi ve/veya kurumdan alınan yayım iznine ilişkin belgeleri incelemek.

e) Birim Yayın Komisyonu’na iletilen yayın taslaklarının ilk işlem süreci Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı Yayın Komisyonu Sekreteryası tarafından başlatılır, bu bağlamda yayın taslak dosyasının sekreteryaya iletilmesi gerekmektedir.

DEÜ HUKUK MESLEKLERİNE GİRİŞ SINAVI HAZIRLIK PROGRAMI ÇALIŞMA KOMİSYONU

21.11.2023 tarih ve E- 83683970-903.07.01-803487 sayılı yazı ile Hukuk Mesleklerine Giriş Sınavı Hazırlık Programı Çalışma Komisyonu görevlendirilmiştir. Komisyon, 6 kişiden oluşmaktadır. 7188 sayılı kanun ile Hukuk Mesleklerine Giriş Sınavı getirilmiştir. Hukuk Mesleklerine Giriş Sınavının ilki bu sene yapılacaktır. Fakültemiz ve DESEM işbirliği ile “Hukuk Mesleklerine Giriş Sınavı Hazırlık Programı” düzenlenmesi planlanmaktadır.

Komisyon’un amacı, görev ve sorumluluğu; Fakültemiz ve DESEM işbirliği ile düzenlenmesi planlanan “Hukuk Mesleklerine Giriş Sınavı Hazırlık Programı”nın kapsamı ve içeriğinin oluşturulabilmesinde yol gösterici olmak üzere çalışma yapmak ve rapor hazırlamaktır.

DEÜ SOSYAL MEDYA KOMİSYONU

 16.07.2020 tarihinde Fakültemiz bünyesinde kurulan Sosyal Medya Komisyonu, sosyal medya araçları yoluyla Fakültemizde düzenlenecek olan konferans, sempozyum vb. etkinliklerin duyurularının yapılması sağlamak üzere kurulmuştur Sosyal Medya Komisyonu’nun üye sayısı ikidir.

Komisyon ayrıca Dokuz Eylül Üniversitesi Basın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü’nün yönlendirmesi ile çalışmalar gerçekleştirir. Komisyon bu doğrultuda Basın ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü’nün çağrısı üzerine her dönem en az bir kez olmak üzere Üniversitemizin diğer birimlerinin sosyal medya komisyonu temsilcileri ile ortak toplantılar gerçekleştirir, gerekli görülmesi halinde eğitimlere katılır. Bu toplantı veya eğitimlerin gündemi, içeriği, yeri ve tarihi sosyal medya komisyonu üyelerine Dekanlıkça toplantı veya eğitim öncesinde bildirilir.

Sosyal Medya Komisyonu, yapılacak paylaşımlarla Fakültemizin iç ve dış paydaşlarının Fakültemizin başarılarından veya gerçekleştirdiği etkinliklerden haberdar olmasını, kurumsal kimliğin ön plana çıkartılmasını, Fakültemizin sosyal medya araçlarıyla tanıtımının yapılması hedefler.

DEÜ HUKUK FAKÜLTESİ DERS VE SINAV PROGRAMI HAZIRLAMA KOMİSYONU

Öğrenci İşleri Ders ve Sınav Programı Hazırlama Komisyonu, DEÜ Hukuk Fakültesi Öğretim ve Sınav Uygulama Esasları’nın 16 maddesinin 4. bendinde yer alan “Ara sınav, yarıyıl sonu/yıl sonu ve bütünleme sınavları, akademik takvimde belirtilen tarihler arasında her sınavın günü, yeri, saati ve ne şekilde yapılacağı belirtilmek sureti ile Fakülte Yönetim Kurulu tarafından onaylanan ve sınavların başlangıcından en az bir hafta önce öğrencilere duyurulan sınav programlarına göre yapılır.” hükmü gereğince sınav programı ve görevlendirme listelerini ve Güz ve Bahar Dönemleri için ders programlarını oluşturur.

Komisyonumuz altı üyeden oluşur. Komisyon üyelerimizin görev süresi üç yıldır.

Komisyonumuzun görev ve sorumlulukları:

1. Güz ve Bahar Dönemlerinde ders programlarını, Arasınav, Final, Bütünleme ve Mazeret sınavı programlarını ve sınav görevlendirme listelerini hazırlamak
2. Fakültemizde gerçekleştirilen diğer sınavlarda (Doktora, Yüksek Lisans giriş sınavları, Yabancı Dil ve Temel Bilgi Teknolojileri muafiyet sınavları) sınav görevlilerini ve sınav yerlerini belirlemek
3. Fakülte dışında yapılan formasyon dersi sınavlarının sınav gözetmen listelerini hazırlamak

DEÜ HUKUK FAKÜLTESİ DİKEY GEÇİŞ, NOT DÖNÜŞÜMÜ, MUAFİYET VE İNTİBAK KOMİSYONU

DEÜ Senatosu’nun 27.05.2017 tarihli 474/18 sayılı kararı ile kabul edilmiş bulunan DEÜ Muafiyet ve İntibak Yönergesi m. 4/1-c ve m. 7 uyarınca; dikey geçiş çerçevesinde intibak işlemlerine esas teşkil edecek not dönüştürme ve muafiyet taleplerini değerlendirmek üzere Hukuk Fakültemizde Dikey Geçiş, Not Dönüşümü, Muafiyet ve İntibak Komisyonu kurulmuştur.

Komisyonumuz beş kişiden oluşmaktadır. Mevcut Komisyon üyeleri Fakülte Dekanlığımız 03.07.2023 tarih ve E. 388332560-903.07.07-639761 Sayılı yazısıyla görevlendirilmiştir.

Fakültemizde Güz Yarıyılı öncesinde öğrencilerimiz tarafından yapılan intibak ve muafiyet başvuruları Fakülte Öğrenci İşleri Birimi tarafından tutanak ile birlikte komisyonumuza havale edilmektedir. Söz konusu başvurular DEÜ Muafiyet ve İntibak Yönergesi m. 7, 8 ve 9 ile DEÜ Hukuk Fakültesi Öğretim ve Sınav Uygulama Esasları m. 11 çerçevesinde makul süre içinde değerlendirilerek Komisyon Raporu hazırlanmaktadır.

DEÜ HUKUK FAKÜLTESİ TÜBİTAK 2209-A ÜNİVERSİTE ÖĞRENCİLERİ ARAŞTIRMA PROJELERİ DESTEKLEME PROGRAMI DEĞERLENDİRME KOMİSYONU

TÜBİTAK 2209-A Üniversite Öğrencileri Araştırma Projeleri Destekleme Programı Değerlendirme Komisyonu adı geçen programa başvurmak isteyen öğrencilerin başvurularının ön değerlendirmesini yapmak için görevlendirilmiştir. Komisyon 3 üyeden oluşmaktadır.

TÜBİTAK 2209-A programı kapsamında, Üniversitelerde öğrenim görmekte olan önlisans ve lisans öğrencisinin/öğrencilerinin hazırladıkları araştırma projelerinin gerektirdiği sarf malzemesi, seyahat, hizmet alımı giderleri için destek sağlanır.

Başvuru koşulları şunlardır:

• Başvuru sahibinin ön lisans veya lisans öğrenimi görüyor olması,
• Projenin akademik danışman rehberliğinde yapılıyor olması,
• Aynı dönemde birden fazla başvuruda ve/veya önceki dönemlerde desteği devam eden bir 2209-A ya da 2209-B projesinde yer alınmamış olunması,
• Daha önce aynı proje için TÜBİTAK’tan destek alınmamış olması gerekmektedir.

Komisyon bu aşamada yapılan başvuruları yukarıda sayılan başvuru koşullarını taşıyıp taşımadıklarına göre ön değerlendirmeye tabi tutmaktadır. Amaç öğrencilerin TÜBİTAK nezdinde yapacakları başvuruların kabul edilme oranını yükseltmektir.

DEÜ HUKUK FAKÜLTESİ AYLIK BİRİM FAALİYETLERİNİ TAKİP KOMİSYONU

DEÜ Hukuk Fakültesi Dekanlığı’nın 15.11.2023 tarihli ve E-25976423-903.07.01-797788 sayılı yazısı Aylık Birim Faaliyetlerini Takip Komisyonu kurulmuştur. Söz konusu Komisyonun işlevi şu şekildedir:

• Fakültemiz tarafından gerçekleştirilen akademik ve bilimsel çalışmaların görünür olmasının sağlanması,
• Özellikle mezunlarımız başta olmak üzere iç ve dış paydaşlarla ilişki ve işbirliklerinin geliştirilmesi,
• Eğitim ve öğretim süreci devam eden öğrencilerle akademik ve sosyal etkinliklerin etkileşim içerisinde planlanması

Dört üyeden meydana gelen Komisyon, raporlanacak akademik faaliyetleri değerlendirir ve bunların tasnifini yapar.

YENİDEN ATAMA ÖN İNCELEME KOMİSYONU 

Dokuz Eylül Üniversitesi Öğretim Üyeliği Kadrolarına Yükseltme Atama İlkeleri ve Uygulama Esasları’nın Hukuk alanındaki doktor öğretim üyelerinin yeniden atanmasına ilişkin olan 3. maddesinin c bendine göre, yeniden atama başvurusunda bulunan doktor öğretim üyelerinin son iki yılda yaptıkları çalışmaların en az 40 puanlık kısmının, (a, b, c, d, e) başlıkları altında sayılan ve aşağıda belirtilen bölümlerden yapılmış olması ve Akademik Atamalarda Dikkate Alınacak Puanlama Sisteminin A.4 bölümünden en fazla 5 puan olmak koşuluyla A.1, A.5, A.7 ve C.22 bölümlerinden toplamda 50 puanın sağlanmış bulunması gerekmektedir. 

Fakülte Yönetim Kurulu kararıyla kurulmuş, üç asil ve bir yedek üyeden oluşan Komisyon, yeniden atama başvuru dosyasını hazırlamış olan öğretim üyelerinin dosyalarını şeklen inceleyerek hangi faaliyet başlıklarından ve bölümlerinden kaç puana ulaştıklarını ve toplam puanlarını tespit edip bir çizelgede özetlemek suretiyle yetkili kurula özet bilgi vermektedir. Komisyon, başvuran öğretim üyesinin Üniversite otomasyon sistemine veri girişi sırasında hata yapması, faaliyetlerini göstermeyi unutması veya yanlış başlık altında göstermesi gibi durumlarda, dosyası kurula sunulmadan evvel gerekli düzeltmeyi yapabilmesi için kendisiyle iletişime geçerek dosyanın eksiksiz sunulmasına da yardımcı olmaktadır.  

Öte yandan veri girişlerinin kanıtlarının da varlığı, önce bu Komisyon tarafından incelenmekte, eksik kanıtların tamamlanması için de öğretim üyesi ile temasa geçilmektedir.